Wil je een bijeenkomst organiseren, dan rijst al gauw de vraag: “Wáár kan ik dat het beste doen?”.
Waar moet ik aan denken als ik een keuze ga maken? Beperk je zoektocht en bepaal waaraan je  locatie moet voldoen voor jouw doelgroep.
Ik geef je 5 stappen om je eigen criteria op te stellen die je leiden naar je ideale locatie.

#1 Ligging

Wat is een centrale ligging voor je doelgroep van je meeting of evenement? Welke reistijd is acceptabel? Komen je deelnemers met openbaar vervoer of auto, wat is dan makkelijk bereikbaar? Is er voldoende parkeerruimte (betaald/gratis). Zijn er wegwerkzaamheden/omleiding gepland?
Staat er een excursiebedrijf op het programma waar de accommodatie in de buurt moet zijn? Of kan er een filmopname van het bedrijf gemaakt worden, waardoor de regio niet meer uitmaakt of je kan er een rondreizen programma op diverse locaties in het land van maken. Momentopnames van de film kun je ook als trailer gebruiken om deelnemers te triggeren voor je evenement.

#2 Capaciteit

Hoeveel deelnemers verwacht je en heb je 1 programma of is de start bijvoorbeeld centraal en daarna verspreiden deelnemers in parallelsessies/workshops met weer een centrale afsluiting?
Veel locaties hebben meerdere zalen die gekoppeld kunnen worden, waardoor je flexibel bent in grootte van de zaal afhankelijk van aantal daadwerkelijke deelnemers en of er daarnaast ruimte is voor parallelsessies, standruimte of een eigen besloten ruimte voor catering- en netwerkmomenten.

#3 Uitstraling

Verder is het ook belangrijk om te kijken welke uitstraling je doelgroep verwacht/vereist van je accommodatie en of je hierin verrassend, nieuw of vertrouwd wilt zijn. Dit geldt voor hoe het gebouw er van binnen en buiten uitziet, of er daglicht in zalen is, hoe is de aankleding/inrichting, maar ook welke catering wil je bieden: uitgebreid buffet, soep en broodje, Greenkey?
Geef deelnemers vooraf de mogelijkheid hun dieet door te geven.

#4 Overnachting

Gaat het om een meerdaags evenement, komen er sprekers of gasten van ver, dan is het handig als er mogelijkheid tot overnachting op loopafstand van accommodatie is.

#5 Budget

Uiteraard bepaalt beschikbaar budget ook wat mogelijk is uit te geven aan zaalhuur, catering, techniek, incheck-/registratie. Bij de ene accommodatie is techniek en wifi inbegrepen, bij de andere betaal je er apart voor. Bekijk ook wat voor samenwerkingsmogelijkheden er zijn, bijvoorbeeld aankondiging op evenementenkalender van de locatie en wat er uit te onderhandelen valt als je vaker gaat afhuren of uitgebreider arrangement afneemt of bespaart met soberder arrangement of aankleding.

Naar welke locatie?

Op basis van deze 5 stappen maak je concreet waaraan jouw locatie moet voldoen. Hiermee maak je een selectie van mogelijke locaties, zoals op website locaties.nl waar je zoekt op accommodaties in een provincie of binnen een straal van een plaats die je opgeeft, capaciteit van zalen en uitstraling. Meestal is er ook een filmpje te bekijken voor een impressie. Vervolgens kun je die in een vergelijking zetten. Benader 3 accommodaties voor een offerte, zodat je ook op prijs kan vergelijken en onderhandelen. Op de site Greater Venues vind je ook diverse beoordelingen en foto’s.

Wat is jouw ervaring of vraag met zoeken naar een accommodatie?
Of welke stap mis jij?
Geef je commentaar hieronder of mail mij.

Als je een evenement voor je bedrijf wilt organiseren zonder het geregel en de ‘rompslomp’, neem dan contact met mij op.

Groeten van Jacoline Peek, Event Manager

tel. 0183-404538 / 06-3733 9285
email jacoline@sparklingbiz.nl
LinkedIn

Voorbeeld evenement